各学院团委、全体学生：
为进一步规范学生科技创新成果管理，及时、准确掌握学校学生科技创新工作进展，学校已建成学生科技创新成果管理系统。自本学年起，学生科技创新竞赛、论文、专利及软件著作权等成果，均统一通过系统进行录入、审核、汇总和动态更新。
系统访问地址：http://172.26.40.81
现就学生科技创新成果初次集中录入及后续常态化更新工作通知如下。
一、初次集中录入范围与时间
本次初次集中录入范围为2025年9月1日至今取得或处于有效申请、受理状态的学生科技创新成果，包括学生科技创新竞赛获奖、正式发表论文、已授权或已受理专利、已登记或申请中的软件著作权等。
请各学院于2026年10月23日（周五）前，完成相关赛事、学生成果及证明材料的初次收集、审核和系统录入工作。
自2026年10月23日起，系统转入常态化使用阶段。后续取得或状态发生变化的各类成果，均应及时在系统中录入或更新，不再另行等待集中统计通知。
二、竞赛成果录入原则
竞赛成果按照“承办学院统一负责、无承办学院由学生所在学院负责”的原则进行录入和管理。
1.对于已有明确承办学院的赛事，由承办学院统一负责该赛事全部成果的收集、审核、录入和更新。无论获奖学生来自哪个学院，均由赛事承办学院统一录入，其他学院无需重复填报。
2.对于无明确承办学院的赛事，由获奖学生所在学院负责本学院学生成果的收集、审核和录入。跨学院团队原则上由项目负责人或第一获奖人所在学院负责录入，相关学院应做好沟通，避免重复录入或遗漏。
3. 各学院应及时完善本学院承办赛事信息，并在赛事结果公布后及时录入获奖成果及相关证明材料。
4. 赛事承办学院需完整录入负责赛事的所有获奖数据，避免遗漏，各学院负责赛事的建设与成果情况，将作为学校统筹下一年度科创工作支持、赛事培育及资源配置的重要参考。
竞赛成果录入，按照《学生科技创新成果管理系统院系录入说明》系统内先录入赛事再进行模板下载。
三、科研成果录入内容及认定状态
科研成果主要包括论文、专利和软件著作权三类。录入时应如实填写成果状态，并上传相应证明材料。
科研成果录入由学生所在学院统一收集录入。
1. 论文成果。录入已正式公开发表的论文成果，包括期刊论文、会议论文等。应如实填写论文题目、作者、发表刊物或会议名称、发表时间、检索情况等信息，并上传论文首页、目录页、检索证明或其他能够证明正式发表的材料。论文以正式发表为准，不统计尚未发表、录用待刊等成果。
2. 专利成果。录入学生参与的专利成果，包括已授权专利和已受理专利。已授权专利应填写专利名称、专利号、授权日期、发明人等信息，并上传授权证书等证明材料；已受理专利应填写申请号、申请日期、发明人等信息，并上传专利受理通知书等证明材料。专利状态发生变化后，应及时在系统中更新。
3. 软件著作权成果。录入学生参与的软件著作权成果，包括已登记软件著作权和已提交申请、处于受理或审查阶段的软件著作权。已登记的软件著作权应上传登记证书；尚未完成登记的，应上传受理通知书、申请回执或其他能够证明申请状态的材料。软件著作权完成登记后，应及时更新为已登记状态。
各学院及学生应注意区分成果状态。已授权专利、已登记软件著作权和正式发表论文，为已取得成果；已受理专利及申请中的软件著作权，应作为过程性成果单独记录，不得与已取得成果混同。
科研成果录入模板参考附件。
四、工作要求
1. 各学院应高度重视，明确专人负责成果统计、审核及系统维护，认真做好本次初次集中录入工作。
2. 各学院应组织承办赛事的指导教师、学生团队及相关学生，全面梳理2025年9月1日至今取得或正在申请、受理的成果，确保应录尽录、不重不漏。
3. 成果录入应坚持真实、准确、完整的原则，相关信息须与获奖证书、赛事公示、论文发表证明、专利授权证书或受理通知书、软著登记证书或申请材料等一致。
4. 学校将定期汇总、核验系统数据，并将相关数据用于成果统计、宣传展示、表彰奖励、数据填报及科创工作评价等。
5. 系统具体操作要求、各学院录入职责及审核流程，详见后续发布的《学生科技创新成果管理系统院系录入说明》。
请各学院及全体学生按要求完成初次集中录入，并做好后续成果的持续更新工作。
共青团哈尔滨工业大学（威海）委员会
2026年10月17日
文章发布：冯云腾